Da freut sich der Patient: stressfreies Terminmanagement für Praxen

Telefonische Erreichbarkeit in Arztpraxen

Glückliche Patienten, ein strukturierter Terminkalender und weniger Stress im Praxisalltag - das wünschen sich viele Arztpraxen hierzulande. Dass der Alltag aber anders aussieht, ist ein bekanntes Problem. Dabei ist die Lösung gar nicht kompliziert. Praxen, die in puncto Erreichbarkeit auf Unterstützung setzen, optimieren das Patienten- und Terminmanagement einfach und nachhaltig.

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Es ist kein Problem, das Corona mit sich gebracht hat. Die schlechte Erreichbarkeit in Arztpraxen ist ein lange Zeit bestehendes, flächendeckendes Problem, welches Patienten verärgert und Praxen einen schlechten Ruf einbringen kann. Ist eine sichere telefonische Erreichbarkeit nicht zu gewährleisten, drohen Praxen im Alltag echte Probleme.

Wenn die Patienten unangemeldet die Praxis stürmen

Im schlimmsten Fall, der aber nicht aus der Luft gegriffen ist, sitzt die überforderte Sprechstundenhilfe am Empfang und versucht am Telefon die Stellung zu halten, während sich die Praxis mit immer mehr unangemeldeten und verärgerten Patienten füllt, die telefonisch niemanden erreichen konnten. Gerade zu Corona-Zeiten ist das ein No-Go-Szenario, was es dringlichst zu vermeiden gilt.

Nicht ohne Grund honoriert die Kassenärztliche Vereinigung des Freistaats Sachsen im Rahmen eines sogenannten "Erreichbarkeitsmodells" die sichere Erreichbarkeit von Arztpraxen mit 750 EUR pro Quartal. Hintergrund: Im Praxisalltag ist die Anrufannahme zu den Sprechzeiten selten zufriedenstellend. Oftmals erreichen Patienten einen Praxismitarbeiter erst nach einigen Versuchen; oder gar nicht. Mit dem Anreiz einer Prämie, will Sachsen dieses Problem gezielt angehen. Geprüft wird die sichere Erreichbarkeit durch Testanrufe. Allein zum Projektstart hatten sich schon rund 1.500 Praxen am Test-Modell beteiligt.

Was wäre demnach die Lösung für das allgegenwärtige Problem der nicht beantworteten Anrufe? Die wenigsten Praxen sind bereit, finanziellen Aufwand zu betreiben und weiteres Personal einzustellen, um eine geregelte Anrufannahme gewährleisten zu können. Für Arztpraxen ist es daher ein probates und erfolgversprechendes Mittel, auf eine externe Anrufannahme zu setzen. So kann sichergestellt werden, dass jeder Patientenanruf angenommen wird, unabhängig vom internen Praxispersonal.

Anrufannahme und Terminbuchung in einem Service

Neben der reinen Anrufannahme bietet eine externe Telefonassistenz wie starbuero.de auch die direkte Terminbuchung. Wunschtermine von Patienten werden direkt am Telefon erfasst und bearbeitet. So wird der Terminkalender von Arztpraxen zu jeder Zeit aktuell, übersichtlich und strukturiert gehalten - und lässt sich ganz bequem mit Tools wie Google Kalender synchronisieren. Dies ist eine deutliche Entlastung für das Praxispersonal, das sich während der Sprechstunden voll und ganz den Patienten widmen kann - so, wie es im besten Fall sein sollte.

Ob zu Stoßzeiten, außerhalb der Kernsprechzeiten oder als permanente Unterstützung - eine externe Telefonassistenz, die Anrufe professionell und unter der Verschwiegenheitspflicht beantwortet, ist für Praxen eine echte Bereicherung. Patienten haben zu jeder Zeit einen persönlichen Ansprechpartner und werden nicht in die Warteschleife vertröstet. Dringende Fragen können direkt beantwortet werden, Terminwünsche ausgemacht und Absagen erfasst werden. Das erhöht die Patientenzufriedenheit sowie das Vertrauen und entlastet den Praxisalltag deutlich.