Telefonservice für Architekten

Ein Telefonservice speziell für Architekten ist eine wahre Bereicherung und Entlastung im Berufsalltag eines jeden Architekten. Denn wir wissen: Eigentlich hat kein Architekt Zeit für reine Bürotätigkeiten und die ständige Anrufannahme. Die Zeit ist ohnehin knapp – Fristen und Baupläne müssen eingehalten werden und immer mal wieder kommt eine neue Herausforderung dazwischen. Dennoch müssen Architekten als Koordinator komplizierter Bauprojekte für Bauherren, Lieferanten, Auftraggeber oder Geschäftspartner stets erreichbar sein – auf der Baustelle, im Büro und während der Erstellung von Plänen. Klingelt das Telefon ununterbrochen auf der Baustelle oder in Besprechungen, stehen Sie vor dem Problem: Entweder abheben und im schlimmsten Fall einem verärgerten Bauherren gegenüberstehen oder den Anruf nicht beantworten, dafür aber in Kauf nehmen, einen potenziellen Kunden und dementsprechend auch Umsatz zu verlieren oder einen bestehenden Kunden zu verärgern.

Hinzu kommen Kostenaspekte: Denn nicht selten arbeiten Architekten in Einzelbüros – ein eigenes Sekretariat aufzubauen kann daher sehr kostspielig sein. Eine viel bessere und kosteneffizientere Alternative bietet daher unser Sekretariatsservice für Architekten: Wir kümmern uns um die Anliegen Ihrer Kunden, Bauherren, Geschäftspartner, Lieferanten und Handwerker, während Sie voll konzentriert Ihren Arbeiten nachgehen können und dabei eine zuverlässige Erreichbarkeit für Ihre Ansprechpartner gewährleisten.

Unsere Telefonistinnen und Telefonisten sind durch branchenerfahrene Experten geschult und kennen sich in Ihrer Branche aus. Auf unseren professionellen und kompetenten Service können Sie sich 24/7, 365 Tage im Jahr verlassen.

• Anrufannahme in Ihrem Namen
• Beantwortung erster Fragen und Anliegen mit Hilfe von FAQ-Listen
• Kategorisierung der Anrufer und ihrer Anliegen anhand Ihrer Vorgaben
• Vorzimmerfunktion: Wir leiten bestimmte Anrufer auf Wunsch direkt an Sie oder entsprechende Mitarbeiter weiter oder blocken bestimmte Anrufer.
• Erstellung von Anrufernotizen mit allen wichtigen Informationen
• Übernahme des Terminmanagements
• transparente und sekundengenaue Abrechnung

Die konzentrierte Ausarbeitung von Plänen hat höchste Priorität und gleichzeitig ist eine sichere Erreichbarkeit und gute Organisation für Architekten wichtig – mit unserem Telefonsekretariat für Architekten ist beides möglich:

starbuero.de übernimmt in Ihrem Namen die Telefonannahme und kann anhand der von Ihnen erstellten FAQ-Liste bereits erste Anliegen und Fragen klären. So können immer wiederkehrende Fragen bereits beantwortet werden, ohne, dass Sie zum Telefon greifen müssen. Ebenso können Sie Informationen und Handlungsanweisungen für allgemeine Anfragen oder auch spezifische Anliegen für Bauherren, Behörden, Handwerker, Lieferanten oder Ingenieure hinterlegen, die von unseren Telefonistinnen und Telefonisten weitergegeben und umgesetzt werden. Für Sie als auch Ihre Anrufer eine schöne Situation – Ihren Anrufern wird direkt weitergeholfen und Sie sparen Zeit, in der Sie Ihren Kerntätigkeiten nachgehen können. Einen Überblick über alle eingegangenen Anrufe behalten Sie natürlich trotzdem: Unsere Telefonistinnen und Telefonisten senden Ihnen eine Anrufernotiz mit allen wichtigen Informationen via E-Mail oder SMS.

Geht es bei den Anrufen um spezifische Anliegen, leiten wir diese gerne an Sie oder entsprechende Mitarbeiter weiter. In Ihrem Kunden-Back-End können Sie in den Allow- und Block-Listen Anrufer und Anliegen hinterlegen, die sofort an Sie weitergeleitet oder geblockt werden sollen. Wichtige Anrufe oder Notfälle verpassen Sie durch die Nutzung unseres Telefonservices also in keinem Fall. Im Gegenteil: Klingelt das Telefon doch einmal auf der Baustelle oder während einer Besprechung, können Sie sicher sein, dass dieser Anruf wichtig ist.

Für Architekten ist eine gute Organisation das A und O. Denn: Sie stehen im Mittelpunkt eines jeden Bauprojekts und agieren als Ansprechpartner für viele Parteien. Der Terminkalender ist also stets prall gefüllt – umso wichtiger ist ein sauberes und organisiertes Terminmanagement. Auch hier halten wir Ihnen den Rücken frei, damit Sie voll konzentriert Kundentermine, Baustellenbesprechungen oder Planungen in Angriff nehmen können. Termine für Erstgespräche, Handwerkertermine, Besichtigungstermine oder anderweitige Termine nehmen wir gerne für Sie entgegen und tragen sie in Ihrem Kalender ein. Durch die Einbindung an Ihr Kalendersystem können unsere Telefonistinnen und Telefonisten Ihre Termine ganz einfach und bequem koordinieren. Für jede Art von Termin können Sie gerne ein gewisses Zeitfenster im Kunden-Back-End hinterlegen, damit unsere Telefonistinnen und Telefonisten wissen, wie viel Zeit für welches Anliegen eingeplant werden muss. Dadurch werden mögliche Verzögerungen oder Überschneidungen vermieden.

Der Sekretariatsservice für Architekten von starbuero.de bringt einen erheblichen Nutzen und viele Vorteile für Ihr Architekturbüro mit sich. Ihre Vorteile auf einen Blick:

• konzentrierteres und effizienteres Arbeiten ohne ein störendes Telefonklingeln
• glückliche Kunden dank der zuverlässigen 24/7 Erreichbarkeit
• spürbare Entlastung und mehr Kapazitäten, da keine Zeit mehr für Anrufe verloren geht
• gesteigerte Auftragsauslastung, da Anrufe von potenziellen Kunden nicht mehr ins Leere laufen
• Kostenvorteile: die eingesparte Zeit können Sie intensiver in Ihre Projekte investieren
• reibungslose und ungestörte Arbeitsabläufe: egal, ob im Büro, auf der Baustelle oder in Besprechungen – starbuero.de hält Ihnen den Rücken frei